湖南省会议接待服务中心将平时在大型会议接待过程中的一些经验总结写下来,做为参考:
大型会务前准备工作
1、会议（会展）的设计与策划服务：根据客户要求，灵活掌握会议规模.费用.提供整体策划。展台规划及会场装饰（包括布标、指示牌宣传品的设计与制作）。预订、设计、布置会场、会议室、展览厅。
2、公关礼仪服务：为代表提供礼仪、公关、文秘服务。
3、代办会议用品、礼品、纪念品、印刷包装用品和分发文件。
4、协助主办单位选择会议场地。
5、准备会务用品（代表证、餐票、会标等），印制.装订会议资料。
6、代发邀请函，会议通知，处理整理会议回执。
7、邀请领导人士，行业代表，新闻媒体，演艺人员。
8、会议酒店预订，用餐安排，车辆代理。用餐安排：以特惠价安排本地菜馆餐饮服务；以优惠价格提供厦门酒店及车辆预订服务。
9、签到，收费，开票服务。
会务过程服务
1、会场协调管理工作。会场资料收集、整理与分发。为参会企业在网上免费宣传。
2、秘书事务服务及翻译（同声或资料翻译）服务。
3、提供会议所需的白板、纸笔、音像、投影仪、互联网、普通多媒体及其它视听设施服务。
4、会议录像，摄影，广告宣传，会议纪念品。
5、会议留念，通讯录制作，意见反馈。
会务观光考察服务：
会后安排参观、访问、旅游、考察等活动。为代表安排富有当地特色的晚间娱乐活动和项目。
会展后期服务：
★ 票务服务：为参会代表提供各地返程飞机票、汽车票、火车票预订服务。
★ 展品托运服务：代办（航空、铁路、公路）会展相关展品、礼品、纪念品的托运。
★ 接送车服务：为会议代表提供接送机场、车站、码头服务。
会务服务规范
1、会展准备工作
◎ 接到会议通知单后，了解会议名称、性质、开会时间、与会人数及布置要求。
◎ 落实接站人员及车辆的的安排。
◎ 根据人数和要求，确定会议的台形，也可根据要求摆放。
◎ 根据要求先将所需的各种用具和设备准备好（会议桌、椅、台布、台裙、盖杯、开水、茶叶、烟缸、小毛巾、火柴、纸、笔、横幅、鲜花等绿色植树、会议牌）。
◎ 按要求将所需用设备摆放就位，并调试好相关设备如麦克风、幻灯机、电视机、录像机、投影仪等。
◎ 会议开始前半小时，各项准备工作到位（小毛巾，备好充足开水、调试音响，开启灯、空调<22℃-24℃>，灵活控制）。
◎ 检查台形是否符合要求，台面要整洁，各种用具干净、齐全，摆放符合标准。
◎ 根据要求，将指示牌放在特定位置。
◎ 开会前十五分钟，在门口等候。
◎ VIP会议服务于会前30分到岗，精神饱满地在门口迎候。
2、会议全程服务
◎ 当客人来到会议室时，礼貌热情地向客人问好，请客人进入会议室入座。
◎ 先到达的客人入座以后，提供茶水服务，会议人数到齐后，送上小毛巾。
◎ 通常每半小时左右为客人更换烟缸，添加茶水等，特殊情况可按客人要求服务。
◎ 会议期间服务员站于会议室门口直至会议结束。
◎ 会议中间休息，要尽快整理会场，补充和更换各种用品。
3、会务结束时服务
◎ 会议结束，服务员应站在门口，微笑着向客人道别，并请会务组人员签单。
◎ 会议结束，仔细地检查一遍会场，看是否有遗忘的东西和文件等，设备设施是否有损坏，做好记录。
◎ 将会议用具、设备整理好，关闭空调、电灯、窗、锁好会议室门。
◎ 如是产品订货会，会议结束服务员协助客人清理会场，保证酒店设备设施不被损坏。
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