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如何组织一个高质量,有效果的会议?
来源:湖南省会议接待服务中心,致力于湖南会议接待,长沙会议,张家界会议 编辑者:湖南省会议接待服务中心 浏览:2 次 发布:2020-03-07 22:50:00

如何组织一个高质量,有效果的会议?
转载 2019-08-22 10:36:30
    你有没有觉得你们公司的会议像裹脚布一样又臭又长?你有没有觉得你们公司的会议开了无数次,但毫无成效?你有没有觉得你们公司的会议静的像墓地一样,冷气森森?
    也许这一切仅仅是因为你们公司会议的组织者不知道会议的正确开启方式。


会前
1.请慎重选择参会人员
    请慎重慎重慎重选择参会人员,只邀请那些和会议主题相关的人员。那些不相关的人员,你邀请来了,他们也很少会认真听的,他们要么玩手机,要么玩手机,要么就是玩手机。
    而且参会人数会影响参会人员发言的积极性,人数越少拘束感越小,受众越多责任感越大。如果让你和你身边的两个同事开个小会,你很随意的发言了,但是如果让你在年终总结会上台向全公司发言呢?有没有心跳加速,有没手心额头微汗?有没有提前草稿?


2.提前请发出正确的会议通知
    提前多久?提前两三天最好,不要太早也不要太晚。如果不是董事会或者股东会,提前两星期发通知,人家不会记得,只能靠日历提醒,而且人家也不会提前查看资料,因为距离会议时间还很久,看了也不一定记住。提前1小时发会议通知,很多时候人家根本没注意到,或者注意到了没时间反应,这样就失去了会前通知的意义。
    啥是正确的会议通知?要有明确会议主题,会议议程,会议时间,会议地点,汇报人员和内容,汇报时间限制,相关资料(附件)。议题和发言人数较多的时候,如果不限制汇报或者发言时间,你的会议可能会像长城一样长。而限制了发言时间,也会迫使发言人提炼自己的语言,少说废话。
   提前提供上述信息,与会人员才会有充分的时间消化理解,才可以开一个有准备高质量的会议。
   下面是一个会议通知的例子:
   关于确定美国考察日程会议的通知
会议议题:去美国考察传统儒家文化的日程
会议时间:2017年10月16日 下午14:00-15:00
会议地点:北京总部007会议室出席人员:赵匡胤,多尔衮,朱元璋,刘邦
会议主持:秦始皇汇报内容:
1.朱元璋,去加州考察日程
2.刘邦,去纽约考察日程
3.忽必烈 ,去波士顿考察日程(请各汇报人员将时间控制在15分钟以内)相关资料:详见附件会务负责:帅炸天,139x1x3xx67x(如有问题请随时联系)望与会人员会前查看附件资料,及时参会。


3.制订迟到惩罚制度
   制订迟到惩罚制度,严禁迟到,严禁迟到,严禁迟到。如迟到,严格一点的可以扣绩效,宽松一点的可以让迟到人员捐款,一次50元,100元,会后用作集体福利,这样大家都高兴。
    这一点很重要,如果某人迟到1小时出席,人家已经开始了,他去了不知道别人都说过什么,他敢不敢发言?他不敢发言或者随便敷衍发言的话,参会还有意义吗?大家再给他复述一遍要不要耗费时间?


4.限制手机等电子设备
比如将手机放在会议室外面,或者全部关机。因为事实证明一心不可二用,高效短暂的会议中,喝酒不开车,开车不喝酒,参会不手机,手机不参会。这一点请根据实际情况考虑是否适用。


会中
1.提高参与程度
    既然与会人员都是你精挑细选的,那么你肯定是想听听他们的看法。所以会议主持要尽量保持会议轻松舒适的氛围,应及时制止“麦霸”,严格控制好发自己和别人的发言时间,也应鼓励沉默者发言,适当发问邀请对方发言。


2.总结会议,做记录
    会议结束前,主持人一定一定一定要总结结论,这同时也是和参会人员二次确认的一个过程,这样能保证与会人员理解一致,思路清晰,有助于执行,也有助于相关人员做好会议纪要。我见过太多次,开完会不总结,参会人员理解各异,记录人员一头雾水,导致会议毫无结果,不了了之或互相扯皮。
    会议纪要结论要清晰明确。明确决定的事项,时间节点,责任人,任务奖惩措施等。有时也要记录主要发言人的意见,或者各方主要意见。同时也可以考虑留存会议录音文件备查。


会后
    将会议纪要发送各与会人员,并追踪决议执行情况。必要的时候可以会后立刻让责任人在会议纪要上签字。


其他
    如果是每日例会,请尽量缩短时间,必要时可以考虑站着开会,这样可以提高注意力,缩短时间,提升效率。


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