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长沙会议场地预定需注意的五大事项
来源:湖南省会议接待服务中心,致力于湖南会议接待,长沙会议,张家界会议 编辑者:湖南省会议接待服务中心 浏览:0 次 发布:2020-02-14 15:55:36

        长沙会议场地预定需注意的五大事项


    每到举办年会,开办会议时,总要面临会场预定问题。那么我们在预定会场时应该要注意什么呢?下面看看我整理出来的会场预定需注意的五大事项吧。
一、会场预定的基本项
    会议的时间、地点、规模是会议的基本项,也是会场预定的基本项。只有明确这些信息后,才能依据这些信息预定到合适的会场。
二、会场的附属要求
    在明确几个合适的可预定的会场后,就要从中挑选了。那么会场的附属要求是什么呢?就是会场的尺寸、摆台、形状、层高、音响系统等,最后确定您对会场的要求,把不适合的给删掉。(凡我们的专业会场,根据您的标准要求精准筛选3-5会场方案供您选择,让您少走弯路)
三、会场预定的价位
    在所有条件都满足会议需求后,价格往往起到决定性因素。
四、会场预定合同
    预定合同格式、预定合同、住房注意事项,但在会场预定中,务必注意价格的范畴及单位。按场和按天计算有很大区别,一般会场以4小时为基准,约为半天,有的会场一天按三场来算,所以务必明确会场的计价单位,而一天包含了上午,下午和晚上。明确计价单位后,接着是场地供应商的搭建及布置时间,还有布置是免费还是收费?只有综合这些情况下对价格进行对比,才能找到合适的会场。
五、会场预定合同
    在确定好会场后,签署预定合同也是一门学问。一定要明确之前所有确定的项目和价格,用白纸黑字把结算帐号、结算方式和币种写清楚,包括会场方承诺的服务,和会场免费配套的设施有哪些。当然大型的会场最好注明该负责人是谁,以免会议在进行时出现问题,找不到合适的负责人处理。


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