会议宗旨：我们用心服务，每一个与会代表都是我们的朋友，我们为朋友服务，友情长在！
会议服务指南
单项或指定服务：
1、会议接送 4、票务服务 7、特产介绍
2、代订酒店 5、VIP服务 8、游览用车
3、会议用餐 6、会场设计 9、娱乐安排
整体会务服务：
1、会议整体策划、设计。
2、全程会议操作、跟踪。
3、会后总结、会后整体安排。
服务流程：
会前准备：
1、提供准确的酒店信息及与周边外围环境信息。
2、代订会议所需的音响、灯光、摄影等设备。
3、根据会议情况制定合适的详尽的会后考察线路及优惠的价格
会中服务：
1、免费提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作。
2、会议期间可为VIP客人提供特殊照顾和服务。
3、根据会务组要求安排机场、火车站接送服务。
4、提供会议期间后勤保障工作和外围的协调服务。
5、根据会议需要提供专业外语翻译,摄像,礼仪公关和文秘服务
会后总结：
1、对参会代表的会后旅游考察工作进行合理安排。
2、协助会议人员处理会后事宜，进行会议期间的工作总结。
会议接待前言
一般而言，作为专业的会展公司承接/代理各类会议及展览，大多经过以下几个环节：
1、策划
作为专业的会展代理公司，我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等。
2、咨询
在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择——譬如在预算范围内最适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。
3、考察
如果您认为沟通后可以相信我们，那么我们可以进入这个阶段——我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。
4、确定
这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。
5、执行
严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。
6、结算
双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。
会议接待范围
一、【接待会议类别】：
各科研机构、机关、学校，各培训中心的学术研讨会、笔会、论文发布会、各类培训班企业业务洽谈会、订货 会、新产品推广会、集团公司董事会、奖评会、客户联谊会、行业研讨会，各公司的年终总结会等各类型会议等
二、【接待会议人数】：不限。
三、【会议标准参考】：
（1）会议酒店范围：二星级酒店（★★）， 三星级酒店（★★★），四星级酒店（★★★★）,五星级酒（★★★★★）及各特色疗养休闲酒店
（2）会议室范围：根据需要可提供5人至1000人的会议室或报告大厅。
（3）会议用餐范围：25元/人--180元/人，多种标准供选择。
（4）会议用车范围：丰田面包车、依维柯、金龙中巴、大巴等各种品牌的中高档轿车，任你选择。
（5）会议接站及用车：优惠价格提供会议期间用车服务及有偿接送站服务。
（6）会议票务：免费代订往返程飞机票，代订返程火车卧铺票。
（7）旅游考察安排：提供多条考察线路，优惠价格安排参会代表的会后考察活动。
（8）会议娱乐及活动：协助会议期间的各项娱乐活动，回答客户的咨询并提供实惠选择的建议！
（9）会议礼品：向开会客户调配优秀国语导游或优秀外语导游、翻译等，做好会议礼品的解说与建议工作。
（以上为一般性的会议范围，具体的会议、会展、活动，具体建议，具体策划、具体协商）
会议服务范围
一、根据客户的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项接待工作， 让会议客户放心 、满意最大化；让会议接待服务优质最大化。
二、免费代订各星级酒店、各级餐厅、各种会议室并给予客户最优惠内部协议价，做好会议用房、会议用餐、会议室的使用等各项工作。
三、会议期间免费提供1-2名经验丰富的接待人员全天协助会议工作（包括办理代表签到 、解释、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作），做好会议期间的协调 服务工作。
四、按要求安排会议接站工作，指派专车到机场、火车站接送参会代表，免费代订返程飞机票及火车票。
五、按要求为会议代表提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务。
六、按照要求及会议的具体地需要，提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种会议设备。
七、我公司可根据会议的内容、课题等，邀请相关课题的专家授课，为客户提供相关的建议、邀请安排及其相关的具体工作。
八、按要求为会议期间的重要客人(VIP)提供特殊照顾、服务(如提供高档豪华专车、娱乐建议等)。
九、以最优惠价格、最优质的服务，组织、安排参会代表的会后观光、考察活动，做好观光、考察期间的"吃、住、行、游、购、娱"的各项观光考察安排。
十、按要求提供会议或会展期间的后勤保障和外围协调服务，代办会展用品的航空、 铁路托运及会议礼品。
会议接待流程
一. 会前
1. 与会议公司洽谈
2. 提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方
3. 确定方案，签订合同，预付定金。
二. 会中
1. 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎 牌、签到台、指示牌等。
2. 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。
3. 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。
4. 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。
5. 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。
6. 会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。
7. 会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。
8. 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。
三. 会后
1. 结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。
车辆调度
重要的国际性会议、行业重要会议、知名公司全球或者大区会议，参与者通常人数较多，身份较高，如果在主办者所在地，车辆调度可能不成问题，如果在异地举办，那么车辆调度就值得好好研究。通常，异地举办会议基本上委托当地专业机构代理，车辆调度涉及到主办者与代理方的沟通，还涉及到会议举办地的车源问题。对于主办方，通常只提出用车要求及安排要求，而代理公司则要考虑时间安排、预定的合理车辆数量、行走时间及线路等等。因此，主办方应该提前告诉代理方相对准确的与会者抵达时间、人数、此时间段内抵达客人的身份及车辆使用标准，并告诉代理方如果出现与预告情形不符时希望采取的弥补措施及愿意为此承担的代价。
会议房间分配
签到与入住安排
如果是小型商务会议，签到相对简单，仅仅是名录登记。但如果是大型会议或者展览，那么签到就是一项复杂的工作。通常情况下，会议的签到与住宿安排连在一起。大型会议如果想要签到过程不出现混乱，必要的流程及准备是必须的——回执统计表、签到表格、引导及协助人员、住宿宾馆准确的房间数量及房间号、房间分配表、钥匙、标明入住者姓名及房号的小信封(内装客房钥匙，通常酒店可以提供)、入住酒店相对明显的路径指示、会议(展览)须知、会议(展览)详细日程、考察线路及参与方式、酒店功能开闭说明及付费标准、返程预定及确认、会务交通使用方式及付费标准等等。如果可能，尽量使用计算机作签到。如果事先将回执的项目设计得很周全，对于签到及入住安排有很大帮助
会展考察、旅游
实际上，会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。
1、 真正的商务考察：此类商务考察实际上主办者已经作好安排，需要我们提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导，可能的话需要我们协助解决媒介邀请及映像资料摄制。我们的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。
2、 会展旅游：一般而言，会展旅游基本安排短线旅行，旅程很少离开会展举办地500公里以上，时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)。少数旅程可能超过1000公里以上，时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时旅行社将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。
会场租赁
本公司提供会议场地租赁业务。丰富的会议场馆资料、详尽的会议预定方案、低廉的租赁价格、专业的现场操作人员，将为您的会展活动成功的举办奠定基础，相信我们能够提供您满意的会议会场接待方案！
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