如何成功策划筹备会议
摘要: 会议总结怎么写?会议、会展、会后总结:会后l个月内应做好如下总结工作:统计报名人数;与饭店核对总住房数;财务结算;寄发感谢函;举行庆功宴;整理大会相关资料并归档;召开总结会,报告收支情况;论文集编撰;薪资清册,以备次年初申报所得税;结案。
会展策划
这一阶段通常时间最长、事情最多,因为要筹备的事项很多,所以最好早一点开始进行。
确定会议日期与场地;评估财源并制作预算;成立筹备委员会;成立秘书处;设计会议标志;确定饭店房间数的预订;确定会议室使用数量;制作工作进度表;搜集并准备宣传寄发名单;定期召开筹备会议,审视各项工作进度及决议。
制作筹备企划书,确定会议宗旨、内容、主题,以及工作进度表和预算;拟订推广计划;选定合适的会议专业顾问公司;草拟学术节目,确定拟邀请演讲者名单;决定报名费及相关费用;搜集旅游、文艺等资料;决定会议是否使用同声传译。
草拟会议通告,含邀请函、会议日期和地点、主题等;印刷并寄发会议通告;确定学术节目形态及内容;确定社会节目的安排;设定大会所有印刷品的印刷时间表,并与印刷设计公司协调;确定所有将寄发给报名参会者的宣传手册应包括的资料,并着手草拟宣传手册及报名表、论文摘要表、订房登记表;设计网页。
与饭店核算已订房数量;现场接待人员工作训练;印刷大会节目手册、与会者名册;检查各项活动/节目/餐饮的安排;参展商协调会;检查会场各项准备工作。
会议策划实施期也就是会期执行
会前3天至会期工作如下:召开记者会;现场接待/工作人员预演;备妥报到相关资料装袋;检查各会场布置;各项节目、表演彩排;会场桌椅摆设确认;报到资料整理;发放大会相关资料;进场;检查餐饮安排;大会正式开始。
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