一、会务工作总体思路
（一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。
（二）责任到人：每项任务均有专人负责。
（三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。
（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。
二、会前准备
（一）成立会务组
1、会务组组长：总体负责。
2、文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。
3、后勤保障小组：负责会议的后勤保障事宜。
4、任务分解后形成《会务工作分派表》（附表1），相关责任人签字。
（二）明确会议概况
1、全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：
（1）会议主题
（2）级别与规模
（3）参会人员（与会人员的单位、职务）
（4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）
（5）根据会议概况，按集团本部有关标准预算会议经费，签报集团本部分管领导批准。
（三）选定办宾馆
1、责任人：后勤保障小组。
2、责任：联系几家宾馆（先前最好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包括：
（1）价格（客房、会场及其他服务项目的价位）
（2）设施（客房、会议室、休闲设施、环境等）
（3）服务（办会经验、餐饮质量、服务态度等）
（4）交通（便利与否）
（5）当期有无接待能力
3、综合比较后按优质低价原则选取一家，签报集团本部分管领导批准。集团本部分管领导批准后，立即完成以下工作：
（1）与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与折扣
（2）根据会议预算领取支票
（四）下发会议通知、登录代表名单
1、责任人：文秘材料小组。
2、责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报集团本部分管领导批准后下发各参会单位。通知内容应包括：
（1）会议主题
（2）参会人员
（3）会期安排
（4）会议地点与联系电话
（5）会务组联系人与联系电话
（6）报到日期
（7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等）
（8）会议回执（附表2）
（9）会址交通导引
3、会议通知以传真（以后可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。
会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登录报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），制作会议名册。登录内容应包括：
（1）单位
（2）姓名
（3）职务
（4）性别
（5）民族
（6）到达航班与到达时间
（7）是否要求接站
登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《接站安排表》。
（五）准备会议材料、用品
1、责任人：两组分工协作。
2、材料内容：会议材料由材料文秘小组负责整理、印制。除正式上会材料外，还应包括：
（1）会议代表名单（附房间号）
（2）日程安排，各项活动地点及注意事项等
3、会议用品：会议用品由后勤保障小组负责，应准备的会议用品包括：
（1）与会领导桌签（可由宾馆代为制作）
（2）会议代表证（可由宾馆代为制作）
（3）会场条幅（可由宾馆代为制作）
（4）文件袋、笔记本、笔
（5）录音机、照相机、摄像机
（6）便携机、打印机及纸张、投影仪（根据需要）
（7）花卉、水果及方便食品（可由宾馆准备，或自行购置、分发）
（8）药箱（备常用药品）
（ 六）餐饮安排
（七）会场安排
1、责任人
2、责任：与宾馆紧密协调、现场核查，尽早落实以下工作：
会议室
领导临时休息室
各次分会的会场布局，包括：
大会还是圆桌会
座次安排
花卉摆设
话筒音响
灯光
摄影、摄像负责人
（八）文体活动安排
（九）房间安排
1、责任人：后勤保障小组。
2、责任：在确定了参会代表名单之后，即在宾馆订房、安排房间，包括：
（十）《会议册》
三、会中服务
（一）接站
（二）签到
（1）在正式报到前日，应完成以下工作：
①将分装好会议材料的文件袋运至宾馆
②统一领取代表餐券并分装至文件袋
③统一领取代表房间钥匙
④在房门上粘贴印有代表姓名的纸张
⑤花卉、水果等分发到各房间
⑥准备好签到簿、订票登记单等待用
（2）签到工作包括以下环节：
①在宾馆门厅悬挂欢迎条幅（或设置欢迎引领标牌）
②在宾馆门厅设置签到处、专人负责签到
（3）代表签到过程包括
①在《会议房间安排表》上签到
②领取会议文件袋
③领取房间钥匙
④确认返程日期及订票
四、会后收尾
（一）退房、送站
（二）结账
|
